一、查借阅流程

1、职工个人

职工及其家属办理亲属关系证明，可凭有效身份证件（户口簿、身份证或工作证），到人事档案室（校本部图书馆702），由档案工作人员出具证明并复制相关材料。

其他情况不接待职工个人查阅档案。因入学报考、评职称、工人考级等原因确需查阅的，由所属二级单位办理。

2、校内二级单位

查借阅人员必须是中共党员和查借阅单位的正式职工，且查借阅人数为2人及以上。各单位日常接触人事档案的人员应限定在一定范围内，至少一人为党委(行政)办公室主任或组织人事干事。

（1）在人事处网站上下载并填写《中南大学人事档案查借阅审批表》：

查阅一般职工人事档案，“查档二级单位意见”一栏，由分管人事工作领导签字，并加盖二级单位或党委公章。

查档对象较多、查阅内容较多或涉及保密信息时，须经人事处分管人事档案领导审批。

查借阅副处级及以上干部人事档案，经人事处分管人事档案领导审批后，须由二级单位负责人参与查借阅。

（2）持《查借阅审批表》和有效工作证件（工作证或校园卡），到人事档案室（校本部图书馆702）进行查借阅。

（3）查阅人员在阅档室查阅档案，在《查阅档案登记表》上做好登记。

（4）人事档案原则上不外借。确因治丧等特殊情况需借出使用的，在《借阅档案登记表》做好登记，须在十五个工作日内归还。人事档案不得转借，严禁拍摄、复制、涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料。

3、校外单位

校外单位因工作需要查阅我校管理的人事档案的，需事先与我校人事档案室沟通。需要现场查阅的，需由该单位向我校（或人事处）出具公函（若该单位不具有人事管理权限，须由其同级或上级具有人事管理权限的单位出具并加盖公章），说明查阅事由及查阅具体内容。

二、注意事项

1、查借阅人员必须严格遵守保密制度，不得泄露或擅自对外公布档案内容；须严格遵守阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、撤换、抽取、增添档案材料。违反相关规定的，将根据《档案管理违法违纪行为处分规定》，予以处理。

2、不得查借阅本人及其有夫妻关系、直系亲属关系、三代以内旁系血亲关系、近姻亲关系的人员的档案。

3、不得查借阅本单位领导干部或本单位以外人员的人事档案；跨单位查借阅，须经组织人事部门负责同志批准。

4、档案材料一般只能摘抄。特殊情况需要复制的，须事先在《中南大学人事档案查借阅审批表》“查档内容”栏中列出需要复制的材料明细，经审批同意，由档案室工作人员协助复制，并办理登记手续，用后由查阅单位存档或登记销毁。

附件：《中南大学人事档案查借阅审批表》